Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск
Н.З. Ковязина заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
Право на первый ежегодный отпуск (на новом месте работы) возникает у сотрудника через шесть месяцев непрерывной работы в организации (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Отпуск за второй и последующие годы работы сотрудник может взять в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков.
Первый ежегодный отпуск можно предоставить и до того, как сотрудник отработает положенный стаж – шесть месяцев (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК РФ). Это право организации, а не ее обязанность. Однако некоторым сотрудникам (по их просьбе) организация обязана предоставить отпуск авансом: – сотрудникам моложе 18 лет (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ); – женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ); – сотрудникам, усыновившим детей в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ); – мужьям в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ); – ветеранам (ст. 14–19 Закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ); – чернобыльцам (п. 5 ст. 14 Закона от 15 мая 1991 г. № 1244-1); – женам военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ).
Сотрудникам-совместителям ежегодный отпуск нужно предоставить одновременно с отпуском по основному месту работы. Причем если по совместительству сотрудник работает первый год, ждать положенных шести месяцев для получения отпуска ему необязательно. Организация обязана предоставить такому сотруднику отпуск авансом.
От совместителя можно потребовать, чтобы он представил документы, подтверждающие факт отпуска по основной работе. Таким подтверждением может быть, например, копия приказа о предоставлении отпуска.
Продолжительность ежегодных отпусков по основному месту работы и по совместительству может не совпадать. Если отпуск на работе по совместительству короче, сотрудник может компенсировать недостающую часть дней, взяв на работе по совместительству отпуск за свой счет.
Такой порядок предоставления отпуска сотрудникам-совместителям предусмотрен в статье 286 Трудового кодекса РФ.
В стаж, дающий право на основной отпуск, входит: – время фактической работы; – время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы (болезнь, ежегодный оплачиваемый отпуск, праздничные дни, медосмотр и т. д.); – время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе; – время отстранения от работы сотрудника, не прошедшего медосмотр не по своей вине; – время предоставляемых по просьбе сотрудника отпусков без сохранения зарплаты, не превышающее 14 календарных дней в рабочем году; – другие периоды времени, предусмотренные трудовым (коллективным) договором или локальным актом организации.
В стаж, дающий право на основной отпуск, не входит: – время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин (в т. ч. в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ); – время отпусков по уходу за ребенком до достижения им трех лет.
Об этом говорится в статье 121 Трудового кодекса РФ.
Ситуация: входит ли период нахождения сотрудника под стражей в стаж, дающий право на основной отпуск. Сотрудник был освобожден, дело прекращено
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.
Закрытый перечень периодов времени, которые не учитываются при определении стажа, дающего право на очередной отпуск, содержится в части 2 статьи 121 Трудового кодекса РФ. В частности, не учитывается время отсутствия на работе без уважительных причин, в том числе в связи с отстранением от работы по требованию госорганов или должностных лиц (абз. 2 ч. 2 ст. 121, ст. 76 ТК РФ).
Перечень периодов времени, которые учитываются при определении стажа, дающего право на очередной отпуск, содержится в части 1 статьи 121 Трудового кодекса РФ. В частности, учитывается время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы (абз. 3 ч. 1 ст. 121 ТК РФ). В данном случае время нахождения под стражей подпадает под это условие.
Такой вывод можно сделать на основании статьи 83 Трудового кодекса РФ, в которой отражены условия расторжения трудового договора с сотрудником. В пункте 4 части 1 приведенной статьи сказано, что можно уволить сотрудника, который осужден к наказанию. Главное условие – приговор суда о признании его виновным вступил в силу. Если сотрудник осужден не был, его уволить нельзя. А следовательно, на данный период времени за ним сохраняется место работы. На основании этого период нахождения под стражей входит в расчет стажа, дающего право на отпуск (абз. 3 ч. 1 ст. 121 ТК РФ).
Пример расчета стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск
Бухгалтер В.Н. Зайцева поступила на работу в организацию 8 мая 2008 года. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск у сотрудника появляется с 8 ноября 2008 года. Однако пойти в отпуск с 8 ноября Зайцева может, только если к этому времени она непрерывно проработала в организации шесть месяцев.
С 1 по 30 июня 2008 года (30 календарных дней) сотруднику на основании его заявления был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.
Из 30 календарных дней отпуска за свой счет только 14 дней в рабочем году включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Оставшийся период в 16 календарных дней (30 дн. – 14 дн.) из стажа работы, дающего право на отпуск, исключается.
Таким образом, право на ежегодный отпуск появляется у Зайцевой не с 8 ноября, а через 16 дней – с 24 ноября 2008 года.
Дополнительный отпуск сотруднику предоставьте вместе с основным (п. 14 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169, ст. 423 ТК РФ). При расчете общей продолжительности ежегодного отпуска основной и дополнительный отпуска суммируются (ч. 2 ст. 120 ТК РФ).
Стаж, дающий право на дополнительный отпуск за работу во вредных условиях, нужно рассчитать по особым правилам. В стаж включите только время, фактически отработанное в таких условиях (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).
Получить отпуск в полном размере сотрудник может, только если он фактически отработал во вредных условиях не менее 11 месяцев. Если сотрудник не отработал 11 месяцев, отпуск ему нужно предоставить пропорционально времени, отработанному во вредных условиях. То есть в этом случае от стажа работы во вредных условиях зависит не право на отпуск, а продолжительность такого отпуска.
В отличие от основных отпусков (где стаж работы рассчитывается только при предоставлении первого отпуска каждым работодателем) стаж, дающий право на дополнительный отпуск за вредные условия труда, нужно рассчитывать каждый рабочий год.
Такие условия предоставления дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда установлены пунктом 9 Инструкции, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21 ноября 1975 г. № 273/П-20, а также решением Верховного суда РФ от 15 апреля 2004 г. № ГКПИ 2004-481.
Ситуация: как рассчитать стаж, дающий право на ежегодный отпуск, если сотрудник поступил на работу в порядке перевода из другой организации
Накопленный стаж, дающий право на отпуск, при переводе сотрудника из одной организации в другую не сохраняется. То есть право на отпуск возникнет у сотрудника только после того, как он отработает в новой организации шесть месяцев.
Дело в том, что при переводе трудовой договор с прежней организацией расторгается, а по новому месту работы с сотрудником заключают новый договор (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Право на отпуск возникнет у сотрудника лишь по истечении шести месяцев его работы в организации, предоставляющей отпуск (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).
Ситуация: как рассчитать стаж, дающий право на ежегодный отпуск, если организация реорганизовалась
После реорганизации сотрудники продолжают работать в организации. Поэтому перезаключать с ними трудовые договоры не требуется (ч. 5 ст. 75 ТК РФ). Таким образом, стаж, дающий сотрудникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не прерывается. Ведь его нужно рассчитывать исходя из продолжительности работы сотрудника в организации, с которой он заключил трудовой договор (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).
Перенос ежегодного отпуска
Ежегодный оплачиваемый отпуск можно переносить как в течение рабочего года, так и на следующий год.
В первом случае отпуск должен быть перенесен по письменному заявлению сотрудника, если: – сотруднику своевременно не выплатили отпускные; – сотрудника своевременно не предупредили о дате начала отпуска. О том, как оформить заявление сотрудника, см. Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска.
Во втором случае отпуск можно перенести с согласия сотрудника, если его уход в отпуск неблагоприятно отразится на деятельности организации. При этом сотрудник должен использовать отпуск не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск. То есть перенести отпуск можно только на следующий рабочий год.
Об этом говорится в частях 2 и 3 статьи 124 Трудового кодекса РФ.
Запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск: – в течение двух лет подряд; – сотрудникам в возрасте до 18 лет; – сотрудникам, занятым на работах с вредными (опасными) условиями труда.
Такие требования предусмотрены в части 4 статьи 124 Трудового кодекса РФ.
Внимание!
Если организация не предоставит сотруднику отпуск, то ее может оштрафовать трудовая инспекция.
Штрафы за нарушение трудового законодательства (в т. ч. правил об отпусках) установлены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях в отношении: – организации – в размере от 30 000 до 50 000 руб.; – должностных лиц организации (например, руководителя) – в размере от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет).
О правонарушении инспекторы труда могут узнать при проверке или из жалобы сотрудника.
