ОТВЕТЫ НА ТЕСТЫ БЕСПЛАТНО

Сроки хранения копий документов

Какие еще копии хранить на случай спора с проверяющими и контрагентами

Копии надо заверить подписью руководителя (с расшифровкой) и печатью компании. Но чтобы каждый раз не отвлекать на это директора, оформите соответствующую доверенность одному из бухгалтеров. Образец отметки мы привели ниже.

Надпись, которой можно заверить копию документа


Листки нетрудоспособности

Пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни опасно учитывать в расходах, если нет больничного листа (п. 1 ст. 252 НК РФ). Налоговики обязательно снимут суммы учтенного пособия или доплаты к нему как неподтвержденные расходы (письмо Минфина России от 21 мая 2010 г. № 03-03-06/1/340).

ФСС тоже не возместит пособие без бюллетеня. Более того, если бюллетень потеряется не сразу, а уже после того, как вы получите деньги из соцстраха, то ревизоры потребуют их вернуть. Обычно это становится итогом выездной проверки, во время которой компания не может предоставить листки нетрудоспособности (письмо ФСС РФ от 17 июля 2013 г. № 15-03-11/12-7761).

Довольно часто такие неприятные последствия бывают, когда пособие было выплачено обоснованно на основании оригинала листка. Но впоследствии по каким-то причинам он потерялся, например при переезде, пожаре и т. п. А сроки выездных проверок еще не прошли. Именно на такие случаи мы рекомендуем делать копии бюллетеней сразу, как только сотрудники приносят эти документы в бухгалтерию или отдел кадров. Это поможет избежать споров с проверяющими.

Конечно, можно попытаться восстановить больничный, обратившись в поликлинику за дубликатом. Но не исключено, что его не выдадут. Дело в том, что недавно сотрудники ФСС РФ разъяснили: врачи не вправе оформлять дубликаты больничных после того, как пособие выплачено. Это можно делать, только если за дубликатом обратился сотрудник до того, как ему было выдано пособие (письмо № 15-03-11/12-7761).

Но даже если в поликлинике проигнорируют данный запрет сотрудников ФСС и выдадут дубликат по уже назначенному пособию, то проверяющие этот документ не примут. По их мнению, в такой ситуации у компании появился больничный позже, чем выплачено пособие. А это неправомерно.

Далее можно в суде защищать расходы с помощью справок и писем из поликлиник о том, что листки выдавались. Помогают переспорить ревизоров и копии корешков больничных, которые можно запросить в медучреждениях (постановление ФАС Уральского округа от 28 июня 2013 г. № Ф09-6578/13 по делу № А60-40210/2012).

Но гораздо проще доказать факт болезни и правильность расчетов пособий, если предъявить во время спора копию листка. В таком случае вам не придется запрашивать документы в лечебницах и подолгу их ждать. Кстати, копии пригодятся еще и на случай, если на оригинале исчезнут чернила. Такие случаи сейчас встречаются.

Кассовые чеки

Если в случае с больничными листами еще можно рассчитывать на оформление дубликата и на его основании пытаться защитить расходы, то с кассовыми чеками этого не получится. Если они потеряются или, что случается гораздо чаще, выцветут, то проверяющие такие расходы не примут. Налоговики могут заявить, что компания отразила несуществующие затраты, раз из чеков нельзя понять, сколько именно вы заплатили контрагенту, какого числа и за что. Установить самого контрагента тоже будет сложно.

На такой случай тоже рекомендуем вам делать копии чеков, как только эти документы появляются в бухгалтерии, то есть пока информацию можно рассмотреть. Это несложно, учитывая, что большинство бухгалтеров приклеивают или прикрепляют чеки к чистым листам бумаги формата А4, чтобы было удобнее их подшивать. Именно на этом чистом листе и сделайте копию, заверьте ее, а рядом прикрепите оригинал. С таким подходом давно согласны и представители Минфина России (письмо от 17 сентября 2008 г. № 03-03-07/22).

Посадочные талоны

Расходы на перелет командированного сотрудника подтверждает распечатка электронного билета вместе с посадочным талоном (письма Минфина России от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515, от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1).

Допустим, талон сотрудник приложил к авансовому отчету, но позже кто-то из сотрудников бухгалтерии потерял документ. Тогда расходы на проезд удастся подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком (или его представителем) и заверенной его печатью.

В документе должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф. И.О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.). Такие требования содержатся в письмах Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61, от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50.

То же самое надо сделать, если данные на посадочных талонах выцвели. Ведь их, как и в случае с чеками, оформляют при помощи термопечати. Со временем информация, нанесенная на документ таким способом, стирается.

Поэтому, чтобы вам не пришлось запрашивать дополнительные бумаги у авиаперевозчика, лучше сделать копии посадочных талонов аналогично чекам.

Исполнительный лист

Полученный от пристава исполнительный лист приравнивается к документам строгой отчетности, а хранить его надо до самого совершеннолетия ребенка. Но при увольнении работника, из доходов которого надо удерживать алименты, исполнительный лист надо вернуть приставу. В таком случае у компании не останется оригинала (ч. 4 ст. 98 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ).

Поэтому на случай проверки или каких-либо претензий бывшего сотрудника или получателя алиментов необходимо оставить у себя копию документа. Ее также можно будет запросить у приставов, на это уйдет дополнительное время. Ведь вряд ли кто-то в бухгалтерии помнит, в какое именно отделение делать запрос.

Главное, о чем важно помнить

1 Скорее всего врач не выдаст дубликат больничного листа, если обратиться за ним уже после того, как выплачено пособие. ФСС РФ запрещает.

2 Кассовые чеки, как и посадочные талоны, часто выцветают. Поэтому лучше заранее запастись их копиями.