|
|
ОТВЕТЫ НА ТЕСТЫ БЕСПЛАТНО
Как организовать документооборот в бухгалтерии
Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:
– документы налогового учета и отчетности;
– бухгалтерские документы.
К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.
Бухгалтерские документы делятся на три группы:
– формы отчетности;
– регистры бухучета;
– первичные документы.
Состав форм бухгалтерской отчетности зависит от того, является ли организация малым предприятием и подлежит ли она обязательному аудиту.
Регистры бухучета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, сгруппированные по счетам бухучета (например, ведомости, отчеты в табличной форме). Формы, рекомендованные ранее к использованию (см., например, письмо Минфина России от 24 июля 1992 г. № 59), устарели, поэтому организация должна разработать свои собственные регистры. Регистры могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. Такие правила установлены статьей 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Каждая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). При заполнении первичных документов используйте унифицированные формы. Перечень документов, утвердивших унифицированные формы, приведен в таблице. Если для какой-либо операции унифицированная форма не предусмотрена, то организация может разработать ее самостоятельно. Формы документов, разработанные самостоятельно, утвердите в учетной политике. Перечень обязательных реквизитов таких форм приведен в пункте 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Ситуация: может ли обособленное подразделение отражать хозяйственные операции на основании первичных документов, оформленных от имени головного отделения организации. Обособленное подразделение выделено на отдельный баланс и ведет бухучет самостоятельно
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.
Порядок документооборота и способы ведения бухучета организация устанавливает самостоятельно и прописывает в учетной политике для целей бухучета (п. 3 ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Положения, указанные в учетной политике, распространяются на все обособленные подразделения организации (п. 9 ПБУ 1/2008). Поэтому если в учетной политике организации сказано, что все первичные документы оформляются от имени головного отделения, то обособленное подразделение вправе вести бухучет на основании таких регистров.
Кроме того, одним из обязательных реквизитов любого первичного документа является наименование организации, от имени которой была осуществлена хозяйственная операция (подп. «в» п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Организацией признается юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 48, ст. 51 ГК РФ). Обособленное подразделение самостоятельным юридическим лицом не является, оно является его частью (ст. 55 ГК РФ). Следовательно, обособленное подразделение, ведя бухучет самостоятельно на основании документов, оформленных от имени головного отделения организации, не нарушает законодательство о бухучете.
Ситуация: в каких случаях нужно составлять бухгалтерскую справку
Бухгалтерскую справку нужно составлять в любых случаях, когда бухгалтеру надо обосновать проводки или расчеты (т. е. если необходимые для этого унифицированные формы в законодательстве не предусмотрены). Например:
– при представлении уточненных деклараций для обоснования расчетов, отраженных в них (письмо ФНС России от 14 декабря 2006 г. № 02-6-10/233);
– для подтверждения сумм, отраженных в бухучете, например при расчете дивидендов;
– для обоснования сторнировочных проводок и т. д.
Этот первичный документ, как и все остальные разработанные организацией самостоятельно, должен содержать реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
В унифицированные формы (за исключением форм по учету кассовых операций) можно добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки). А вот убирать реквизиты установленных форм нельзя. Для того чтобы начать использовать дополненную унифицированную форму, ее необходимо утвердить приказом (распоряжением) руководителя. Кроме того, внесите в учетную политику положение о том, что организация станет использовать дополненную форму. Такой вывод следует из Порядка, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20, и пункта 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.
Пример добавления в унифицированную форму дополнительной информации
В ЗАО «Альфа» погашение задолженности перед подотчетными лицами иногда происходит в безналичной форме. Для того чтобы отобразить данную операцию в унифицированной форме авансового отчета, было принято решение добавить в нее дополнительную строку «Перерасход в сумме___ перечислен на зарплатную карту сотрудника по платежному поручению № ___ от «__» ________ 200__г.». Данное изменение утвердили приказом руководителя организации.
Все первичные документы должны формироваться в момент совершения операции или, в крайнем случае, сразу после ее окончания. Ответственность за достоверность сведений в первичных документах, а также за своевременность их составления несут лица, подписавшие их. Такие правила установлены пунктом 4 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Перечень сотрудников, имеющих право подписи документов, утвердите приказом руководителя организации. Такой приказ должен быть согласован с главным бухгалтером. Документы, которые связаны с движением денежных средств, в обязательном порядке должны быть подписаны и руководителем, и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Такие правила установлены пунктом 3 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Ситуация: можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов
Нет, нельзя.
Все первичные документы, которые принимает к учету бухгалтерия, должны быть подписаны лицами, совершившими соответствующую операцию (подп. «ж» п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Исключение из правила – электронная цифровая подпись, которую можно считать аналогом собственноручной. Первичные документы бухгалтерского учета, заверенные электронной цифровой подписью, могут приниматься к учету при соблюдении условий, предусмотренных пунктом 2 статьи 1, пунктом 1 статьи 4 Закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ и статьей 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 26 ноября 2009 г. № 03-02-08/85, от 27 октября 2008 г. № 03-03-06/1/605, от 4 сентября 2007 г. № 03-05-05-03/37.
Ситуация: может ли главный бухгалтер подписывать договоры, если он является учредителем организации
Да, может, но только в том случае, если у него есть доверенность на право подписи, выданная руководителем организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). В остальных случаях право подписи договоров от имени организации принадлежит руководителю (если иное не предусмотрено уставом организации) (п. 1 ст. 53 ГК РФ).
Ситуация: каким цветом чернил должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры
Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры. В пункте 2.8 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105 сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Аналогичное требование содержится в пункте 19 Порядка ведения кассовых операций.
Исключение предусмотрено только для банковских документов. В пункте 2.8 Положения ЦБ РФ от 3 октября 2002 г. № 2-П указано, что подписи на расчетных документах нужно проставить ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета.
«Главбух» советует
Подписывайте первичные документы, а также счета-фактуры с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового).
Дело в том, что при копировании первичных документов и счетов-фактур, заполненных с использованием чернил красного или зеленого цвета, указанные таким способом данные могут не отобразиться на копиях документов. Это может привести к негативным последствиям при представлении копий документов для налоговой проверки (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 г. № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).
Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная цифровая подпись (п. 1 ст. 4 Закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ). Если документы составлены в электронном виде, то по требованию контролирующих инстанций организация обязана за свой счет изготовить для них бумажные копии (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).
Ситуация: можно ли делать служебные пометки на первичных документах
Да, можно.
Запрета делать служебные пометки на первичных документах в законодательстве нет. Например, на документе можно ставить пометку о том, что он прошел обработку и отражен в бухучете (п. 2.20 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).
При использовании унифицированных документов печать на них необходимо ставить в тех случаях, когда это предусмотрено инструкцией по их применению. По меньшей мере, в унифицированной форме должно быть предусмотрено место для печати, если она там необходима. При отсутствии печати на унифицированных документах налоговые инспекции могут доказать, что документ оформлен ненадлежащим образом. Согласно статье 252 Налогового кодекса РФ, расходы по документам, составленным с нарушением действующего законодательства, не могут быть приняты для уменьшения налога на прибыль.
При использовании форм документов, разработанных самостоятельно, необходимо учитывать требования пункта 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. В перечне обязательных реквизитов печати нет. Это означает, что и без нее документ будет действителен.
Случаи, когда на документах нужно обязательно ставить печать, приведены в таблице.
Ситуация: обязательно ли ставить печать на договорах
Нет, не обязательно.
На договорах, которые обычно заключает организация (купли-продажи, оказания услуг и т. д.), печать можно не ставить. Печать нужно ставить лишь в том случае, если это прямо предусмотрено законом или договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Например, письменная форма договора складского хранения удостоверяется складским документом (ст. 907 ГК РФ). А на двойном складском свидетельстве должна быть печать склада (ст. 913 ГК РФ). Аналогичную точку зрения высказывают и суды (см., например, постановление ФАС Московского округа от 25 января 2005 г. № КА-А40/12921-04).
Ситуация: можно ли принять к учету чек ККТ, если на нем отсутствует печать продавца
Да, можно.
Печать продавца на чеке ККТ не является обязательным реквизитом чека (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745). Оплаченный чек погашается его надрывом или штампом «Оплачено» (п. 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745).
Ситуация: можно ли принять к учету товарный чек, на котором отсутствует печать продавца
Да, можно.
Форма товарного чека не является унифицированной, а разрабатывается каждым продавцом самостоятельно (письмо Минфина России от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28). Поэтому если самой формой не предусмотрено место для постановки печати, то ставить ее не обязательно. В перечень реквизитов, которые обязательно должны быть в самостоятельно разработанных документах, печать не входит (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).
Ситуация: можно ли при налоговой проверке представить инспектору ксерокопию чека ККТ, если оригинал выцвел (информация на нем стала нечитаемой)
Да, можно.
Некоторые модели ККТ печатают чеки, чернила на которых по истечении времени выцветают (такая проблема возникает при термопечати чеков). Поэтому в данном случае нужно делать копии таких чеков. Заверьте копию подписью руководителя (другого уполномоченного лица) и печатью организации. С данной точкой зрения согласны и Минфин России, и налоговое ведомство (письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209 и УФНС России по г. Москве от 26 июня 2006 г. № 20-12/56636).
Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести документ на русский язык может как профессиональный переводчик, так и сотрудник организации, владеющий иностранным языком (письма Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170). При этом организация может сохранить некоторые слова на иностранном языке, если они являются зарегистрированным товарным знаком (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Если документы на иностранном языке составлены по типовой форме (идентичны по количеству граф, их названию, расшифровке работ и т. д. и отличаются только суммой), то в отношении их постоянных показателей достаточно однократного перевода на русский язык. В последующем переводить нужно только изменяющиеся показатели данного первичного документа. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725.
Ошибки в первичных документах исправляйте следующим образом: зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены пунктом 5 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.
Если ошибка возникла в регистре бухучета, исправить ее можно на основании бухгалтерской справки. В этом документе должно быть обоснование исправления. Оно заверяется подписью лица, внесшего исправления, с указанием даты исправлений. Такие правила установлены пунктом 3 статьи 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:
– график документооборота;
– номенклатуру дел.
График документооборота
Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждается он приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).
В графике документооборота должны быть описаны:
– этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
– сроки прохождения каждого из этапов;
– перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
– перечень сотрудников, проверяющих документы;
– взаимосвязь ответственных лиц.
График может быть выполнен в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.
Пример графика документооборота в табличной форме
Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» разработал график документооборота в табличной форме (см., например, часть графика документооборота, посвященную банковским документам).
Пример графика документооборота в виде схемы
Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» разработал график документооборота в виде схемы (см., например, схему обработки командировочного удостоверения).
В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии. Например, сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. К памятке также можно приложить и образцы необходимых документов.
Пример памятки исполнителю о порядке оформления документов
Документооборот в ЗАО «Альфа» организован путем составления отдельных памяток сотрудникам (см., например, памятка командированного сотрудника).
Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации (п. 3 ст. 7 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание. Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов.
После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив. Подробная информация о сроках и порядке хранения документов представлена в рекомендации Как хранить бухгалтерские документы.
Внимание!
За отсутствие первичных документов установлена налоговая и административная ответственность.
За несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов суд может оштрафовать руководителя организации или главного бухгалтера на сумму от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).
В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:
– если в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда РФ от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2);
– если ведение учета и расчет налогов были переданы специализированной организации (п. 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18);
– если причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18).
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Если такие нарушения допускались в течение одного налогового периода, налоговая инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 5000 руб. Если нарушения обнаружены в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 15 000 руб. А если нарушения привели к занижению налоговой базы, размер штрафа составит 10 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Ситуация: как поступить, если первичные документы утеряны
Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку, на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом.
Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.
Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность.
Номенклатура дел в бухгалтерии
Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России |
| УЧЁБА
|
|
|
|
ДУШЕВНАЯ МУЗЫКА
от Ларисы Ивановны
SADSOUL MUSIC
|
